Інформаційні технології в СКС і туризмі на базі Microsoft Office

  1. Створення і обробка електронних таблиць

Microsoft Excel дозволяє редагувати вміст комірок таблиці двома спосо­бами: набором нової інформації поверх помилкової (використовується, як правило, при повній заміні інформації) або активізацією рядка введення і внесен­ням необхідних змін. Для активізації рядка введення і переходу в режим редагування використовується клавіша F2. При цьому в лівій частині рядка введення з’являються символи Введення (V) і Скасування (X).

Для збереження таблиці на диску використовуються наступні команди в меню Файл:

  • Зберегти використовується для запису документа під тим же ім’ям і на тому ж місці, що і раніше.
  • Зберегти як використовується для збереження змін в активному документі і можливо під іншим ім’ям.

За замовчуванням Excel встановлює стандартне розширення імені файлу для ЕТ – .xls а в новіших версіях .xlsx. Воно приєднається до імені файлу автоматично.

Excel пропонує спеціальні засоби розрахунків, які називаються форму­лами і функціями, що дозволяє в багатьох випадках майже повністю автомати­зувати складання таблиці.

Введення формул і функцій здійснюється за такими правилами:

  • у формулу крім числових значень можуть входити в якості аргументів адреси комірок або блоків, а також функції або інші формули;
  • якщо формула (або вбудована функція) починається з адреси комірки, перед першим символом необхідно набрати знак “=” (знак рівності) або знак «+» (плюс);
  • в комірці видно результат обчислень, а сама формула відображається в рядку введення.

Excel за замовчуванням обчислює формулу кожного разу, коли змі­нюється вміст таблиці.

Більшість таблиць містять в межах однієї графи або рядка однорідні дані, які обчислюють за аналогічним формулами. Такого роду розрахунки реалізу­ються копіюванням формул з однієї комірки в інші.

За допомогою миші можна виділити блок наступним чином: відзначити першу клітинку в блоці, а потім при натиснутій лівій клавіші миші протягнути покажчик по решті комірок блоку. При цьому виділена область буде вкладена в рамку. В Excel можна виділити цілком стовпець (блок стовпців), рядок (блок рядків) і все вікно цілком. Для цього слід клацнути мишкою на відповідному ідентифікаторі стовпця або рядка, тобто літері – для стовпців і цифрі – для рядків. Для роботи з блоками Excel надає великий набір команд: Копіювання, Переміщення, Вставка, Видалення, Форматування і т.д.

Під форматуванням таблиці звичайно розуміють формування її зовніш­нього вигляду і структури. Зовнішній вигляд таблиці визначається видом шрифту і його розміром, кольором тексту і фону, шириною стовпців і висотою ряд­ків, способом зображення цифрових даних і т.п. Всі дії по форматуванню можна виконати, користуючись командами меню Формат, а у версіях після 2007 закладки Основне.

У Microsoft Excel текст автоматично вирівнюється по лівому краю комірки, а числа по правому краю. Але користувач може міняти розташування даних в ЕТ.

Це можна зробити різними способами:

  • за допомогою відповідних кнопок панелі інструментів;
  • за допомогою команди Формат à Комірка à Вирівнювання;
  • за допомогою контекстного меню.

Звичайно, зручніше вирівнювати дані за допомогою Панелі інструментів, однак за допомогою команд Формат à Комірка à Вирівнювання можна більш точно задати додаткові параметри форматування.

Excel дозволяє змінювати кольори комірок і блоків, а також поміщати їх в рамки. Можна малювати довільну комбінацію горизонтальних і вертикальних ліній ліворуч, праворуч, вгорі або внизу комірки.

При вставці рядків і стовпців електронної таблиці потрібно враховувати наступне:

  • нові рядки вставляються над поточної (активною) рядком, в якій знаходиться покажчик миші;
  • всі інші рядки зсуваються вниз на кількість вставлених рядків і отримують нові адреси;
  • стовпці вставляються зліва від поточної колонки.

Для видалення рядка необхідно виділити рядок, клацнувши мишею по заголовку рядка і вибрати: Правка à Видалити. Стовпці ЕТ видаляються аналогічним чином.

Microsoft Excel надає можливість об’єднувати і зв’язувати робочі аркуші або файли електронних таблиць таким чином, що в результаті введення значення в одну таблицю може змінитися вміст іншої таблиці, а виконання обчислень в одному файлі може призвести, наприклад, до видачі повідомлення в іншому.

При об’єднанні і зв’язуванні таблиць використовується абсолютна адре­сація. Ознакою абсолютної адреси є символ “$” (знак долара). У залежності від його позиції в адресі комірки відповідна область даних не модифікується, наприклад: $A$1, $А1, А$1. Встановити абсолютну адресацію можна кількома способами:

  • ввести знак $ на екран з клавіатури;
  • виділити комірку, потім двічі клацнути мишею в рядку формул на адресу комірки, щоб виділити її, а потім натиснути клавішу F4.
  • Об’єднувати аркуші робочої книги можна також по-різному:
  • підсумовуванням вмісту комірок відповідних робочих аркушів з вико­рис­тан­ням функції автопідсумовування;
  • консолідацією електронних таблиць;
  • створенням Зведених таблиць за допомогою Майстра зведених таблиць.

Спосіб консолідації дозволяє об’єднувати дані з ділянок-джерел і виво­дити їх в ділянку призначення. При консолідації даних можуть використову­ватися різні функції: підсумовування, розрахунку середнього арифметичного, підрахунків максимальних і мінімальних значень і т.п. Крім цього, при консолідації можна створювати зв’язки з вихідними даними в ділянках-джерелах, при цьому ділянка призначення буде автоматично оновлюватися при внесенні змін в ділянках-джерелах.

Структурування даних робочих аркушів використовується в Excel при створенні підсумкових звітів. Воно дозволяє показувати чи приховувати рівні структурованих даних, виводячи на екран дані з більшими чи меншими подро­бицями.

При консолідації даних зі створенням зв’язків Excel автоматично коректує підсумкові дані при зміні їх у таблицях-джерелах..

Страницы: 1 2 3 4